Eine einfache Tabellenstruktur mit Feldern für Datum, Zustand, Maßnahmen und Kosten reicht oft. Ergänze verlinkte Ordner mit Bildern und Rechnungen, eventuell Cloud‑Backup mit Ende‑zu‑Ende‑Verschlüsselung. Achte auf Exportfunktionen, damit Wissen nicht in proprietären Silos verschwindet. Privatsphäre zählt: Keine sensiblen Adressen in frei zugänglichen Alben. Setze lieber auf geteilte Links mit Ablaufdatum, wenn du Einträge verkaufen, verleihen oder gemeinschaftlich pflegen möchtest.
Ein gut geführtes Notizbuch fühlt sich persönlich an und lädt zum Blättern ein. Nummeriere Seiten, klebe kleine Polaroids dazu, hefte Belege in Taschen. Lege pro Möbel ein Register an, damit du schnell findest, was du suchst. Für weitergegebenes Mobiliar können beigelegte Karten genügen, die Pflegehinweise, Materialangaben und eine kurze Geschichte enthalten. Ein Band zum Zubinden verhindert Verlust, während die Haptik Motivation stiftet.
Fotografiere bei natürlichem Licht, aus drei Winkeln, dazu Detailaufnahmen von Kanten, Beschlägen, Fugen. Wiederhole die Perspektiven beim nächsten Update, um Veränderungen zu erkennen. Eine neutrale Hintergrundfläche hilft, Patina sichtbar zu machen. Notiere Aufnahmeort, Luftfeuchtigkeit, besondere Belastungen. So werden Bilder zu Beweisen, nicht nur Erinnerungen. Diese visuelle Kontinuität macht Zustandsanalysen verlässlich und erleichtert Entscheidungen zwischen Reparatur, Upcycling oder behutsamem Weitergeben an passende Hände.